Aanmaken van brieven met Word Merge

Menupaden

• Klanten ? Overzichten ? Relaties? Zoeken
• Klanten ? Overzichten ? Contactpersonen ? Zoeken
• Klanten ? Overzichten ? Offertes ? Zoeken
• HRM ? Overzichten ? Medewerkers ? Zoeken
• Werkstroom ? Overzichten ? Verzoeken ? Zoeken
• Documenten ? Invoer ? Invoer ? Document: Nieuw
• Projecten ? Overzichten ? Zoeken ? Projecten

Introductie

Exact Word Merge biedt een scala aan verbeteringen ten opzicht van de mail merge functionaliteit. Het biedt gebruikers de mogelijkheid om brieven of e-mails te verzenden met het Word Merge proces. De Word Merge services draaien op de server en elk verzoek om een merge taak zal direct worden opgepikt en verwerkt. Om Word Merge te gebruiken dient u een Word Merge templatedocument aan te maken en daarnaast dient de optie Word Merge te zijn aangevinkt in de documentinstellingen. Voor meer informatie kunt u het document How-to: Aanmaken van Word Merge templates van Word Merge schema's en Documentinstellingen raadplegen.

Rollen en rechten

• Om Word Merge te kunnen gebruiken zijn de functierechten 160 – Allows mail merge from resource search en 194 - Shows mail merge button in resource dossier benodigd. Gebruikers met de rollen General manager, HR, en HR assistant hebben dit functierecht.
• Om Word Merge te kunnen gebruiken bij het zoeken naar relaties is het functierecht 200 - Allows to export account data from search results of 275 - Allows batch updates of accounts benodigd. Gebruikers met de rol Marketing manager hebben dit functierecht.

Opmerkingen:

• Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar het menu Systeem à Inrichting à Beveiliging à Functierechten.
• Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar het menu Systeem à Inrichting à Beveiliging à Rollen.

Hoe maak ik een brief aan met Word Merge?

1. Definieer de criteria op de betreffende pagina en klik op Tonen.
2. Open de betreffende relatie, contactpersoon, verzoek of project en klik op Brief maken. Of klik op Brief maken op de Document: Nieuw pagina.
   Opmerking: Op de offertekaart klikt u op Offerte maken.
3. Op de Templates pagina selecteert u de template die u wilt gebruiken.
4. In de sectie Kopregel bij Onderwerp geeft u het onderwerp voor de brief op.
5. Bij Bestandsnaam geeft u de naam op voor het Microsoft Word bestand dat wordt gegenereerd tijdens het Word Merge proces.
6. In de sectie Inhoud definieert u de velden die de gegevens bevatten die tijdens het aanmaken van de brief worden gebruikt.
   Opmerking: Een aantal velden zijn reeds standaard gevuld.
7. Middels de link Bekijk template kunt u de geselecteerde template in MS Word bekijken.
8. Klik op Brief maken om het Word Merge proces te starten.
9. Na het succesvol afronden van het proces wordt de melding "De brief is opgeslagen in Synergy. Documentnummer: xx.xxx.xxx" getoond. Klik op de hyperlink om de Word Merge: Log pagina te openen. U kunt ook direct naar de Word Merge: Log pagina gaan om de status van het merge proces te bekijken. Voor meer informatie, zie Viewing Word Merge log report.
10. Klik op Sluiten om de pagina te sluiten.
    

Hou rekening met:

• Alle velden met  “!” zijn verplicht.
• Afhankelijk van de instellingen van de template kan het mogelijk zijn dat niet alle velden zijn te wijzigen. Bijvoorbeeld de velden Onderwerp en Bestandsnaam kunnen een standaard waarde bevatten. De instellingen bepalen tevens of het huidige merge proces de Reference number functie ondersteund. Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van Word Merge templates and Customizing and using Word Merge Reference number field.
• Als Synergy Office Integratie is geïnstalleerd, dan zal het mergedocument automatisch worden geopend in Microsoft Word nadat het merge proces succesvol is afgerond. Als dit niet het geval is, dan zal de gebruiker worden gevraagd om het mergedocument te openen of bewaren.
• De foutmelding "Fout: De email kon niet worden verstuurd." zal worden getoond als het proces niet werkt of langer duurt dan 30 seconden.  

Gerelateerde documenten

• De nieuwe Word Merge instelling activeren
• Aanmaken en bewerken van Word Merge templates
• Aanmaken en bewerken van Word Merge templategroepen
• Toegangsrechten voor Word Merge schemagroepen en schema's - Medewerkers
• Toegangsrechten voor Word Merge schemagroepen en schema's - Rollen
• Creating letters with Word Merge on bulk processes
• Creating e-mails with Word Merge on bulk processes
• Aanmaken van e-mails met Word Merge
• Customizing and using Word Merge Reference number field
• Viewing Word Merge log report
• Exact video library
• Documentinstellingen